Massiver Stress durch E-Mail-Flut

Volle Postfächer: Die Schmerzgrenze ist bei vielen überschritten. (Foto: Jens Schierenbeck/dpa-tmn)

Überquellende Postfächer, Unmengen sinnbefreiter E-Mails, die von der eigentlichen Arbeit abhalten: Jeder dritte Angestellte in Deutschland fühlt sich durch die tägliche Mail-Flut und die vielen Spam-Mails massiv gestresst. Dies ist das Ergebnis einer Studie der Techniker Krankenkasse (TK). Demnach rangiert die ständige Erreichbarkeit per E-Mail und Handy gleich an zweiter Stelle der Stress-Faktoren nach dem Termindruck und kann schlimmstenfalls zum Burn-out führen. Chefs und Mitarbeiter können aber dazu beitragen, die Situation zu entschärfen.

Tipps - Das können Sie gegen die E-Mail-Flut tun
Tipps - So schreiben Sie die perfekte E-Mail
Berufskrankheit - Burn-out: Das sind die ersten Warnhinweise
So machen Sie alles richtig - Abschied per E-Mail
Test - Wie gehen Sie mit Stress im Job um?
Download - eBook 30 Minuten zur Bewältigung der Informationsflut

Anzeige

Stress durch Informationschaos

Nach der Umfrage, die in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut und Forsa entstand, beginnt das Informationschaos in der Regel gleich nach dem Öffnen der Bürotür. Fast 180 Nachrichten sende und empfange jeder Beschäftigte pro Tag. "Die unkontrollierte Informationsflut vor allem durch E-Mails und das damit verbundene ständige Unterbrechen des Arbeitsablaufes führt auf Dauer zu Gereiztheit und Stress", sagte TK-Experte Peter Schieber laut Mitteilung. "Die Folgen sind psychische Krankheiten, sinkende Arbeitszufriedenheit und die Zunahme von Krankheitstagen."

Schmerzgrenze überschritten

"Da gibt es das dumpfe Gefühl, ständig Mails löschen zu müssen und nicht mehr zur eigentlichen Arbeit zu kommen", sagt Günter Weick, der in Wien lebt und Unternehmen in Sachen E-Mail-Effizienz berät: "Jede Mail ist ein Anschlag auf die Produktivität eines anderen." Bei vielen Arbeitnehmern ist deshalb inzwischen bereits eine Schmerzgrenze überschritten. Ein volles Postfach macht Stress. In vielen Büros werde morgens als erstes der Rechner hochgefahren und auf die E-Mails geschaut. Dann gibt es oft unangenehme Überraschungen: "Viele Unternehmen haben zwar Spam-Filter, aber die Postfächer sind trotzdem überfüllt."

Verzichtbare Mails werden trotzdem abgeschickt

Kommunizieren per Mail ist verführerisch: "Die Hemmschwelle ist viel niedriger, überhaupt zu schreiben", sagt Weick.
Manche verzichtbare Mail werde nur abgeschickt, weil jemand möglichst viele andere in Kenntnis setzen will, um sich abzusichern. Das gilt vor allem für Mails an Vorgesetzte: "Die meisten E-Mails, die Führungskräfte bekommen, sind "cc" durchgeschrieben." Chefs sollten deshalb im Unternehmen klarstellen, dass sie nicht über jeden noch so kleinen Vorgang in Kenntnis gesetzt werden möchten.

Download - eBook Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos
Download - eBook Blitzschnell frisch und ausgeglichen

"Empfängerorientiert" denken

Jeder Mitarbeiter kann selbst etwas tun, um die Mailflut einzudämmen. "Wer Mails sät, wird Mails ernten.", warnt Weick beispielsweise. Wenn eine Mail an fünf Leute geschickt wird, ist davon auszugehen, dass mehrere Antworten zurückkommen. Die Zahl der Kopien systematisch zu verringern, sei schon ein Schritt zur Lösung des Problems.

Feste Zeiten für die Bearbeitung

Jürgen Kurz, Experte für Effizienz im Büro, empfiehlt, eingehende Mails nur ein- bis zweimal am Tag am Stück abzuarbeiten, am besten zu festen Zeiten. Seine Tipps: Akustische Signale für das Eintreffen neuer Mails sollten ausgeschaltet bleiben - das lenke nur ab. Mails, die sich in weniger als fünf Minuten bearbeiten lassen, sollten sofort beantwortet werden, die anderen zu einem festen späteren Zeitpunkt. In jede Mail gehört nur ein Thema - sonst ist mit einer raschen Antwort nicht zu rechnen.

Präzise schreiben

Nach Ansicht der Unternehmensberaterin Renate Schmidt aus Solingen lässt sich auch beim Verfassen einer Mail viel für die Effizienz tun: "Man sollte immer knapp und präzise sagen, worum es geht. Viele Mailschreiber kommen nicht auf den Punkt, und es wird gar nicht klar, was sie wollen." Auch das frisst Zeit. Eine weitere sinnvolle Maßnahme: Private E-Mails sollten nicht über die berufliche Mail-Adresse erledigt werden. Das kann im Zweifelsfall auch rechtlich bedenklich sein.

Mailverbot in den Ferien

Im Urlaub sollte man auf das Lesen und Schreiben von Mails verzichten: "Man braucht einfach Auszeiten, auch beim Mailen und Kommunizieren", sagt Weick. Denn wer ohne längere Pausen auch am Wochenende oder am Strand seine Mails lesen will, könne nicht abschalten, habe immer weniger Freiräume, in denen er nicht erreichbar ist. "Dadurch entsteht Druck", so Weick. Ständiges Mailen an sieben Tagen in der Woche könne so zum Burn-out beitragen.

Anzeige

Weitere Themen

Business IT und Technik Kommunikation E-Mail Spam Arbeitsbedingungen Stress Arbeitnehmer Umfragen