Der Kniff mit Geschäftswagen

Manager mit Dienstwagen (Foto: Imago)

Wer keine Problem mit dem Dienstwagen haben will, sollte einiges Beachten. Unannehmlichkeiten und aufwändige Gerichtsverhandlungen können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer so ersparen. Die FTD erläutert die wichtigsten Punkte.


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Klage vor dem Bundesarbeitsgericht

Als der Streit losging, hatte der Außendienstler sein Büro schon geräumt: Der Chef hatte ihn freigestellt, bis sein Arbeitsvertrag auslief - und erklärt, er solle auch gleich seinen Dienstwagen abgeben. Das sah der Mitarbeiter nicht ein und klagte bis vor das Bundesarbeitsgericht: Solange er offiziell noch angestellt sei, solle man ihm auch den Dienstwagen lassen.

Nutzung vertraglich genau regeln

Er bekam seinen Willen. Das Auto sei Teil der Vergütung, und die könne der Arbeitgeber nicht einfach widerrufen. Außer natürlich, es wurde vorher so vereinbart. Um sich also Stress und teure Gerichtsverhandlungen zu ersparen, sollte jeder Unternehmer, der sich Firmenwagen zulegt, deren Nutzung vertraglich genau regeln. Ein Dienstgefährt soll aber auch zu mehr Leistung animieren.

Dienstwagen lohnen sich nicht immer

"In Zeiten, in denen eine Gehaltserhöhung wegen Steuern und Abgaben finanziell nicht mehr viel zusätzlichen Spielraum bringt, werden solche Motivationsmodelle immer wichtiger", meint Susanne Lange von Volkswagen Leasing. Was dabei oft vergessen wird: Dienstwagen lohnen sich keineswegs immer - ist die Dokumentation lückenhaft oder das Modell allzu schnittig, können Betriebsprüfer schnell ungemütlich werden.

Die Steuer

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss das als geldwerten Vorteil versteuern. Wenn mehr als die Hälfte der Nutzung betrieblich ist, darf die pauschale Versteuerung gewählt werden - als Beweis reicht es dem Finanzamt, wenn der Fahrer drei Monate lang für alle Touren Reisezweck, Strecke und Kilometerstand notiert. Dann kann er monatlich ein Prozent des Listenpreises und zusätzlich 0,03 Prozent davon für jeden Kilometer zwischen Wohnung und Büro versteuern. Der Aufwand ist gering, es fallen keine zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge an. Bei teuren Dienstwagen mit wenig Privatnutzung ist ein Fahrtenbuch kostengünstiger. Die Aufzeichnungen müssen lückenlos sein.

Die Betriebsausgaben

Die Vorsteuer auf den Wagen darf der Arbeitgeber im Kaufjahr als Betriebsausgabe abziehen. Die restliche Abschreibung kann er auf die gesamte Laufzeit verteilen: Bei einem Neuwagen sind das sechs Jahre, bei einem gebrauchten zwei bis fünf. Auch laufende Kosten wie Reparaturen, TÜV, Benzin und selbst Autowäschen gelten als Betriebsausgaben. Passt der Fahrzeugtyp aber nicht zum Einkommen des Mitarbeiters, fährt der Assistent also mit dem Porsche vor, können Abschreibungen oder Leasingraten oft nur teilweise geltend gemacht werden.

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Die Finanzierung

Kaufen, leasen oder mieten? Ein Kauf ist sinnvoll, wenn nicht sicher ist, wie oft der Wagen genutzt wird. Sobald die vereinbarte Kilometerzahl mit einem geleasten Fahrzeug überschritten wird, muss der Kunde nachzahlen. Andererseits belastet der Kauf die Bilanz, beim Leasing wird kein Kapital gebunden. Lässt der Unternehmer seinen Fuhrpark extern managen, spart er zudem Verwaltungsaufwand. Einen Dienstwagen zu mieten ist dagegen teuer und nur sinnvoll, wenn das Auto nach kurzer Zeit wieder abgegeben wird - etwa bei Besuchern oder Personal in der Probezeit.

Die Gehaltserhöhung

Meist überlässt der Chef seinem Mitarbeiter den Wagen zusätzlich zum Gehalt als Bonus, zur Motivation - und um selbst zu sparen, denn die Kostenerstattung für Dienstfahrten mit dem Privatauto ist teurer. Sinnvoll ist es auch, wenn es statt einer Gehaltserhöhung einen Dienstwagen gibt: So kann der Chef Lohn- in Sachkosten umwandeln; beide Seiten sparen Sozialabgaben.

Der Vertrag

Rechtliche Grundlage für die Nutzung des Autos kann eine Dienstwagenordnung (Car Policy) oder eine individuelle Vereinbarung sein. Darin sollte die Finanzierung, aber auch der Umfang der Privatnutzung geregelt sein - etwa ob der Mitarbeiter ins Ausland fahren und wer außer ihm noch am Steuer sitzen darf. Eine Car Policy sollte zudem klären, wer im Unternehmen Anspruch auf einen Dienstwagen hat. "Wenn die Angestellten ihr Auto selbst aussuchen können, sollte der Chef vorher eine Preisgrenze setzen", rät Gisbert Seidemann von der Berliner Kanzlei Danckert Böx Meier.

Der Diebstahl

Wird der Dienstwagen geklaut, springt die Versicherung des Arbeitgebers ein. Doch bei Wertgegenständen, die aus dem Auto gestohlen werden, stellt sie sich oft quer. Wer Laptop oder Navigationsgerät über Nacht unter den Sitz schiebt, hat vor Gericht keine Chance. Ganz egal ob der Wagen von Kameras überwacht wird, an einer belebten Straße steht oder in einer dunklen Einfahrt.

Der Unfall

Wer nachts mit dem Dienstwagen betrunken in einen Laternenpfahl rauscht, hat Pech gehabt: Für Unfälle bei Privatfahrten haftet der Arbeitnehmer selbst. In diesem Fall hätte er aber auch zahlen müssen, wäre es eine Dienstfahrt gewesen - sein Verhalten war grob fahrlässig: "Reparaturkosten, Selbstbeteiligung und auch die höheren Versicherungsprämien übernimmt der Arbeitgeber dann nicht", sagt Seidemann. Das Gesetz beschränkt die Arbeitnehmerhaftung aber auf maximal drei Monatsgehälter.

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