Die Fallstricke der neuen Regelungen

Auf Dienstreise (Foto: Imago)

Wer für den Arbeitgeber unterwegs ist, kann die Ausgaben entweder vom Unternehmen ersetzt bekommen oder aber bei der eigenen Steuererklärung angeben. So weit die Theorie. In der Praxis gilt das Reisekostenrecht allerdings selbst unter Fachleuten als äußerst kompliziert, zudem seit Jahresanfang neue Regelungen gelten. Experten verraten, was Sie unbedingt beachten sollten, um am Ende nicht draufzahlen zu müssen.

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Neue Regelungen sind wenig bekannt

"Das neue Reisekostenrecht ist der Versuch einer Vereinfachung, der dazu führt, dass alles noch schwieriger wird", sagt Thomas Holzer, Geschäftsführer der Firma HRworks in Freiburg. Sein Unternehmen stellt Reisekosten-Software für große Firmen her. Laut einer Umfrage von HRworks Anfang 2008 ist das neue Reisekostenrecht sogar in den Personalabteilungen nur wenig bekannt: Nur 17 Prozent der Befragten gaben an, dass sie die wesentlichen Veränderungen bereits im Detail kennen, 38 Prozent wissen kaum oder gar nicht über die Änderungen Bescheid.

Verbesserungen für Dienstreisende

Für die neue Lohnsteuer-Richtlinie 2008, die auch das Reisekostenrecht regelt, wurde die Rechtsprechung der Steuergerichte berücksichtigt. Die Logik sei dabei vielfach auf der Strecke geblieben, kritisiert Holzer. Dennoch bringen die aktuellen Regelungen einige Verbesserungen für Arbeitnehmer, wie Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands der Lohnsteuerhilfevereine (BDL) in Berlin, erklärt: "Eine der wichtigsten Änderungen ist, dass bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten die bisherige Drei-Monats-Frist entfällt."

Fahrt- und Übernachtungskosten bei längeren Reisen absetzbar

Somit können Fahrt- und Übernachtungskosten anders als früher auch dann steuerlich abgesetzt werden, wenn die Dienstreise länger als drei Monate dauert, beispielsweise bei einer mehrmonatigen Abordnung an einen anderen Unternehmensstandort. Weiterhin gilt die Drei-Monats-Frist aber für die Verpflegungspauschale. Sie kann nach drei Monaten nicht mehr angesetzt werden.

Die Ausnahme: eine "regelmäßige Arbeitsstätte"

Doch Achtung: Wenn Mitarbeiter wiederholt zum gleichen Ort fahren, kann dieser als sogenannte regelmäßige Arbeitsstätte gelten: "Eine regelmäßige Arbeitsstätte liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer einen Ort im Kalenderjahr durchschnittlich einmal in der Woche aufsucht. Das entspricht in der Regel 46 Fahrten", erklärt Thomas Holzer.

Abrechnungsvarianten genau prüfen

Ob "regelmäßige Arbeitsstätte" oder vom Chef verordnete Auswärtstätigkeit - die Konsequenzen können erheblich sein. Während bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit die Fahrtkosten vom ersten Kilometer an abgerechnet werden könnten, greifen bei der Fahrt zur "regelmäßigen Arbeitsstätte" nur die ungünstigeren Regeln der Entfernungspauschale. "Es kann daher sinnvoll sein, die darüber hinausgehenden Fahrten nicht abzurechnen, um wenigstens die ersten 46 Fahrten voll erstattet zu bekommen", sagt Anita Käding, Referentin für Steuerrecht und Steuerpolitik beim Bund der Steuerzahler in Berlin.

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Neuerungen begünstigen Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten

Bislang unterschied das Steuerrecht zwischen Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Einsatzwechseltätigkeiten. Diese Kategorien sind zum Jahresanfang weggefallen - mit unterschiedlichen Auswirkungen. So entfällt bei Arbeitnehmern mit wechselndem Tätigkeitsort die bisherige 30-Kilometer-Grenze. "Bauarbeiter, die jeden Tag auf eine andere Baustelle fahren, können daher nun auch bei einer Entfernung unter 30 Kilometern die Kosten für die tatsächlich gefahrenen Kilometer geltend machen", erklärt BDL-Geschäftsführer Erich Nöll. Außerdem hätten sie bei mindestens achtstündiger Abwesenheit Anspruch auf den Verpflegungspauschbetrag. Bislang durften sie nur die Entfernungspauschale ansetzen.

Übernachtungspauschale fällt weg

Vorsicht ist auch bei den Übernachtungskosten geboten. Nach den neuen Richtlinien dürfen nur die reinen Übernachtungskosten eingereicht werden, sagt Anita Käding vom Bund der Steuerzahler: "Ist der Preis für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen, ist der Rechnungsbetrag um 20 Prozent des maßgeblichen Pauschalbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheit von 24 Stunden zu kürzen." Dies bedeutet bei Übernachtungen in Deutschland 4,80 Euro weniger. Draufzahlen müssen damit künftig alle, die die Übernachtung nicht vom Chef erstattet bekommen: "Arbeitnehmer können die Übernachtungspauschale von 20 Euro bei der Einkommensteuererklärung künftig nicht mehr geltend machen", sagt Holzer.

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