Sammeln für den Fiskus

Steuerunterlagen nicht zu schnell wegwerfen! (Foto: Imago)

Geschäftsunterlagen müssen bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Für Unternehmer bedeutet die Archivierungspflicht einen großen Aufwand - und hohe Kosten. Finanzbeamte sind Sammler. Sie sammeln Zahlen, Daten und horten Berge von prall gefüllten Akten. Und sie verlangen dasselbe auch von vielen Steuerpflichtigen: Zehn Jahre lang haben all diejenigen, die buchführungspflichtig sind, alles aufzubewahren, was auch nur entfernt mit ihrem Geschäft zu tun hat.


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Sachbearbeiter wenig verständnisvoll

Kompromissbereit ist das Finanzamt dabei grundsätzlich nicht. Ein frisch gebackener Betriebswirt aus Rheine, der sich im Kfz-Handel seines Onkels beteiligt hatte, musste dies feststellen, als er beim Finanzamt anrief. Er wusste nicht, wo er die anfallenden Unterlagen in Zukunft sammeln sollte - und hatte die Hoffnung, dass ihm die Beamten bei den Aufbewahrungsfristen entgegenkommen würden. Die Antwort des Sachbearbeiters war jedoch wenig verständnisvoll: Der Betriebswirt solle sich doch einfach Büroräume anmieten. Auch der Einwand, dass das wieder neue Unterlagen produzieren würde, die wiederum aufbewahrt werden müssten, ließ den Beamten kalt: "Dann würde ich Ihnen zu einer Lagerhalle raten."

"Die Aufbewahrungsfristen sind hart"

Auch wenn es dem Betriebswirt nicht passt - der Fiskus folgt in solchen Fällen streng dem Gesetz. "Die Aufbewahrungsfristen sind hart und müssen genauestens befolgt werden", sagt Steuerberater Norbert Neu von der Steuerberatungsgesellschaft DHPG in Bonn. Die Paragrafen 147 der Abgabenordnung und 257 des Handelsgesetzbuches verlangen eine zehnjährige Archivierungspflicht für wichtige Geschäftsunterlagen wie Jahresabschlüsse, Inventare, Rechnungen und auch Grundbuchabschriften (Journale) und Handelsbücher bei Kaufleuten. Inventare sind dabei um Inventuranweisungen und Verfahrensbeschreibungen zu ergänzen. Auch Handels- und Geschäftsbriefe, sprich jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts dient, sind für das Finanzamt zu archivieren. Lediglich für unwichtigere Papiere gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.

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Lieber sammeln als wegwerfen

Die Unterscheidung ist für Unternehmer nicht immer leicht. Im Zweifelsfall gilt: lieber sammeln als wegwerfen. Wer auf Nummer sicher gehen will, heftet sämtliche empfangene Korrespondenz und Kopien von abgesandten Geschäftsbriefen ab. Auch E-Mails sollten ausgedruckt und aufbewahrt werden.

Platz sparen durch Computertechnik

Wie streng die Aufbewahrungspflichten sind, zeigen Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH): Danach sind selbst Schichtzettel aus dem Taxigewerbe zu sammeln (Az.: XI R 25/02). Dennoch gibt es immer wieder Versuche, die Archivierungspflicht noch zu verschärfen. Diskutiert wird beispielsweise, ob auch Aufzeichnungen über geschäftliche Telefonate darunter fallen sollen. "Für uns in den Ämtern schafft das nur zusätzliche Arbeit", klagt ein Finanzbeamter. "Es fehlt nur noch, dass Ladeninhaber Mikrofone und Kassettenrekorder installieren müssen, damit auch Rabattverhandlungen, mündliche Absprachen oder Bestellungen für die Ewigkeit konserviert werden."

Nicht alles im Original aufbewahren

Wer neueste Computertechnik nutzt, kann immerhin etwas Platz sparen. "Nicht mehr alle Unterlagen sind im Original aufzubewahren", sagt Steuerberater Thomas Kessler aus Lüneburg. "Für viele der Belege reicht das Abspeichern auf Microfiches oder das Einscannen im Computer aus." Lediglich Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssten auf Anforderung im Original vorgelegt werden.

Grundsätze zur Datenspeicherung

Um zu verhindern, dass der Steuerpflichtige die falschen Daten abspeichert oder sie nicht mehr wiederfindet, haben die Finanzbehörden die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen geschaffen. "Diese sollen gewährleisten, dass relevante Unterlagen korrekt digital abgespeichert werden und vor allem bei späteren Betriebsprüfungen dem Finanzamt zugänglich und lesbar gemacht werden können", sagt Kessler und rät: "Von wichtigen Daten sollten rechtzeitig am besten zwei Sicherungskopien gezogen und diese an getrennten Orten aufbewahrt werden."

Rückstellungen für Archivierung

Die Aufbewahrungsvorschriften bringen allerdings nicht nur Nachteile: Nach einer BFH-Entscheidung dürfen Unternehmer für die zukünftigen Archivierungskosten eine Rückstellung bilden - und ihren Gewinn entsprechend mindern.

In Ausnahmefällen müssen auch Privatleute sammeln

In Ausnahmefällen müssen auch Privatleute sammeln. "Für sie gilt die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen und anderen Unterlagen, die im Zusammenhang mit Grundstücken und Bauleistungen stehen", sagt Steuerberaterin Susanne Watkinson aus Hamburg. Anders als Betriebe sind sie aber vor bösen Überraschungen geschützt: Unternehmer sind verpflichtet, in ihrer Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht hinzuweisen.

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