Auto und Arbeitszimmer richtig absetzen

Ärger mit der Steuererklärung (Foto: Imago)

Kleine Unternehmer und Freiberufler können oft Arbeit und Freizeit nicht genau voneinander trennen. Sie nutzen etwa den Wagen sowohl für geschäftliche als auch private Fahrten. Und das Büro befindet sich häufig in der eigenen Wohnung. Stimmen die Angaben dazu in der Steuererklärung nicht, kann das schlimmstenfalls steuerliche Nachteile bedeuten. Die folgenden Tipps helfen, Ärger mit dem Fiskus zu vermeiden.

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Zwei Berechnungsmethoden für Geschäftswagen

"Die steuerliche Anrechnung des Geschäftswagens und des häuslichen Arbeitszimmers zählen zu den häufigsten Zankäpfeln zwischen Selbstständigen und dem Finanzamt", sagt Peter Eller, Fachanwalt für Steuerrecht aus München. Handelt es sich um ein betriebliches Fahrzeug, ist der Anteil der Privatfahrten - ob der Unternehmer selbst am Steuer sitzt oder etwa ein Angestellter - gesondert zu besteuern. Dabei kommen zwei Berechnungsmethoden infrage. "Die sogenannte Ein-Prozent-Regelung ist in der Regel die ungünstigere Variante", so der Experte.

Fahrtenbuch führen oder nicht?

In dem Fall setzt der Fiskus laut Eller monatlich pauschal ein Prozent des Brutto-Inlands-Listenneupreises für das Fahrzeug an. Ausgenommen GmbHs bzw. Kapitalgesellschaften, kann diese Regelung allerdings nur wählen, wer sein Auto mehr als 50 Prozent betrieblich nutzt, erklärt Steuerberaterin Cornelia Miertsch aus Bad Homburg. Das kann sich für Steuerzahler bei kleineren Fahrzeugen mit niedrigen Anschaffungskosten lohnen, oder wenn die betriebliche Nutzung vergleichsweise gering ausfällt, so Steuerrechtler Eller. Zum Beispiel, wenn sie gerade einmal die Hälfte aller Fahrten ausmacht. Anderenfalls könne es sich eher empfehlen, ein Fahrtenbuch zu führen und die tatsächlichen Kosten für private Fahrten zu ermitteln. Am besten jedoch klärten Chefs die Frage "Pauschalregelung oder Fahrtenbuch" im Vorfeld mit einem Steuerprofi, rät Cornelia Miertsch. Die Entscheidung für eine Variante falle idealerweise nach genauer Prüfung des Einzelfalls.

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Angaben müssen plausibel sein

"Viele Betriebsprüfer der Finanzämter sind bei Fahrtenbüchern extrem pingelig", warnt allerdings Katrin Rolof, Steuerexpertin der Industrie- und Handelskammer (IHK) Hannover. Die Erfahrung zeige, dass das Finanzamt zu ungunsten der Unternehmen die pauschale Berechnung bevorzugt und unsorgfältig geführte Aufzeichnungen nicht anerkennt. Zum Teil zu Unrecht, wie jüngst der Bundesfinanzhof entschied (Az. VI R 38/06). "Kleinere Ungenauigkeiten rechtfertigen demnach nicht, dass das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird", erläutert Rolof. Wichtig sei vor allem, dass die Angaben insgesamt plausibel sind.

Keine nachträglichen Korrekturen

So ist Rolof zufolge beispielsweise eine Fahrt, für die eine Tankrechnung vorliegt, die aber nicht im Buch verzeichnet ist, kein Grund zur Komplettbeanstandung. Allerdings müssen grundsätzliche Anforderungen erfüllt sein. Es darf zum Beispiel nicht nachträglich korrigiert worden sein. Eine am Computer erstellte Excel-Tabelle verbietet sich daher. Besser ist demnach ein handgeschriebenes Fahrtenbuch.

Pauschale Regelung oder Fahrtenbuch

Zu den notwendigen Angaben gehören laut Katrin Rolof bei dienstlichen Fahrten Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit. Ebenfalls aufgeführt werden sollten außerdem das Reiseziel und - bei Umwegen - die Reiseroute sowie der Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. An dieser Aufzählung wird deutlich: Ein Fahrtenbuch zu führen bedeutet Mühe. "Das tut niemand gern. Aber es lohnt sich meist", sagt die Fachfrau. Hat ein Unternehmer mehrere Fahrzeuge, kann er für jedes einzelne entscheiden, ob er die pauschale Regelung oder ein Fahrtenbuch heranziehen möchte - je nachdem, was sich eher rechnet.

Regelung für Arbeitszimmer

Zu unterschiedlichen Auffassungen kann es auch bei der Anerkennung von Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer kommen. Aufgrund einer Gesetzesänderung wird ein Abzug seit dem Jahr 2007 nur dann akzeptiert, wenn der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit im Büro liegt. Viele Selbstständige haben kein Problem, den Bedarf für ein eigenes Büro nachzuweisen - sie haben schließlich keinen anderen Arbeitsplatz. Es gibt aber Grenzfälle. "Berufsgruppen, die häufig im Außendienst tätig sind, wird die neue Regelung manchmal zum Nachteil ausgelegt", so Isabel Klocke, Rechtsreferentin beim Bund der Steuerzahler in Berlin.

Einspruch erheben

So werde beispielsweise bei Handelsvertretern oder bei auf Baustellen tätigen Handwerkern davon ausgegangen, dass sie die meiste Zeit bei der Kundschaft verbringen. Betroffene, die glaubhaft machen können, dass sie dennoch nicht ohne Büro auskommen, sollten Einspruch gegen den Steuerbescheid erheben, rät Klocke. Der Steuerzahlerbund unterstützt diesbezüglich aktuell ein Musterverfahren, mehrere seien bei verschiedenen Finanzgerichten anhängig.

Bedingungen für Absetzbarkeit

Unabhängig vom Beruf und uneingeschränkt abziehbar sind die Kosten für ein angemietetes Arbeitszimmer dann, wenn es sich auf einem anderen Grundstück befindet. Liegt es nur in einem anderen Teil desselben Gebäudes, knüpft der Fiskus die Absetzbarkeit an Bedingungen. "Wesentlich ist, dass es sich um eine abgeschlossene, eigenständige Einheit handelt", erklärt Klocke.

Problematische Fälle

Schwierig sind für Steuerzahler all jene Fälle, in denen das häusliche Arbeitszimmer nicht vom Unternehmer selbst genutzt wird. Ist es zum Beispiel der Ehepartner, der dort die Buchhaltung erledigt, kann das Absetzen problematisch werden. Grundsätzlich verweigert der Fiskus seit 2007 in solchen Fällen einen Kostenabzug. Eller empfiehlt, das Gehalt aufzustocken, damit der oder die angestellte Familienangehörige die Raumkosten als Werbungskosten geltend machen kann. Die elegante Alternative sei das sogenannte Fremdbesitzermodell. "Dabei vermietet der Ehepartner das Arbeitszimmer an den Arbeitgeber, so dass dieser es steuerlich absetzen kann", betont Eller. Das gehe aber nur, wenn der "Chef" nicht Miteigentümer der Immobilie ist.

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