Entspannt bleiben mit der 80-20-Regel

Wenn der Stress im Büro überhand nimmt, sollten Sie Prioritäten setzen. (Foto: Imago)

Ein Meeting jagt das andere, und kaum zurück am Schreibtisch, kommen Sie zu nichts, weil ständig das Telefon klingelt. Zu allem Überfluss dringt der Chef darauf, dass Sie ihm endlich die Zahlen des letzten Monats vorlegen: Stress pur. Dagegen hilft nur gutes Zeitmanagement. Um sinnvolle Prioritäten zu setzen, bietet sich dabei das nach seinem Erfinder Vilfredo Pareto benannten "Pareto-Prinzip" an, bei dem Aufgaben nach einer sogenannten 80-20-Regel eingeteilt werden. Wir zeigen, wie das funktioniert.


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20 Prozent der Arbeitszeit für 80 Prozent der Aufgaben

Danach lassen sich in 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent aller anstehenden Aufgaben erledigen. Entwickelt wurde die Pareto-Theorie von einem Forscher gleichen Namens. So werden 80 Prozent aller Besprechungsergebnisse in 20 Prozent der Besprechungszeit erzielt. Für die restlichen 20 Prozent der Aufgaben - nämlich die wichtigen - müssen Beschäftigte dagegen 80 Prozent ihrer Zeit reservieren. Darauf weist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in Hamburg hin.

Prioritäten setzen

Um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, müssen Beschäftigte sich daher fragen: Welche Aufgaben sind so wichtig, dass ich 80 Prozent meiner Zeit mit ihnen verbringen darf? Alles andere wandert dann in den Topf der Aufgaben, für die nur wenig Zeit geopfert wird.

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Perfektionismus ade

Im zweiten Schritt stellt sich die Frage, bei welchen Aufgaben Perfektionismus angebracht ist und bei welchen nicht. Laut der Pareto-Theorie lässt sich eine Aufgabe schnell zu 80 Prozent erledigen - dafür reichen 20 Prozent des gesamten Zeitaufwands aus. Der letzte Schritt bis zur hundertprozentigen Erledigung dagegen kostet 80 Prozent der Zeit. Bis eine Software zum Beispiel im Groben entwickelt ist, dauert es nicht lange - der Feinschliff am Ende benötigt die meiste Zeit.

Aufgaben nur zu 80 Prozent erledigen

Um Zeit zu sparen, sollten Angestellte sich daher fragen: Bei welchen Aufgaben genügt es, sie zunächst zu 80 Prozent zu erledigen? Das Ergebnis ist dann zwar nicht perfekt. Das ist aber auch nicht immer sofort nötig. Dem Pareto-Prinzip zufolge ist es sogar unwirtschaftlich, stets zu versuchen, Aufgaben hundertprozentig zu erledigen, da eine solche Vorgehensweise aus dieser Sicht unangemessen erscheint. Dabei muss aber beachtet werden: Es gibt durchaus Projekte, die sofort zu 100 Prozent erfüllt werden müssen. Dann gilt es wiederum, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Online-Stressmanagement-Test

Weitere Hilfestellungen zum Umgang mit Stress im Job bietet ein neuer Internet-Check der Berufsgenossenschaft (http://h4vbg.mit.de/sponline). In zehn Minuten sollen Teilnehmer dabei prüfen können, wie gut ihr Stressmanagement ist. Außerdem bietet das Portal Entspannungsübungen sowie Ratschläge zur Arbeitsorganisation an. Die VBG ist eine gesetzliche Unfallversicherung mit mehr als 30 Millionen Versicherten.

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